O Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) publicou a Portaria nº 01/2025, que consolida diversas normas relacionadas à Carteira de Trabalho Digital, aos sistemas e aos cadastros trabalhistas. Entre as principais mudanças, destaca-se o fim do livro e da ficha física de registro de empregados.

⚠️ Atenção: a portaria entra em vigor a partir de 02 de janeiro de 2026. Até lá, algumas regras de transição devem ser observadas pelas empresas.

O que muda na prática?

Até o momento, as empresas podiam optar por manter o registro eletrônico no eSocial ou continuar utilizando o livro ou ficha física de registro, conforme informado no evento S-1000 do eSocial. Quem optava pelo registro eletrônico ficava dispensado da manutenção dos registros físicos.

Com a nova portaria, essa opção deixa de existir.

👉 A partir de janeiro de 2026, todas as empresas serão automaticamente consideradas como usuárias do registro eletrônico de empregados via eSocial, sendo obrigadas a manter as informações sempre atualizadas para fins de fiscalização.

O artigo 12 da Portaria nº 01/2025 estabelece:

“O registro de empregados de que trata o art. 41 da CLT e as anotações na Carteira de Trabalho Digital de que trata o art. 29 da CLT serão realizados pelo empregador exclusivamente por meio do Sistema Simplificado de Escrituração Digital das Obrigações Previdenciárias, Trabalhistas e Fiscais – eSocial.”

E como ficam os registros físicos até 2025?

As empresas que ainda utilizam livro ou ficha física de registro de empregados devem mantê-los devidamente atualizados até dezembro de 2025, pois esses documentos ainda poderão ser exigidos em fiscalizações durante esse período.

A partir de 01/01/2026, os registros físicos deixam de ter validade, e todas as informações passam a ser registradas exclusivamente no eSocial.

Como emitir a ficha de registro no sistema de Folha de Pagamento do Grupo Módulos?

Mesmo com o avanço da digitalização e a obrigatoriedade do eSocial, a ficha de registro continua sendo um documento importante para organização interna, conferência de dados e apoio em auditorias.

No sistema de Folha de Pagamento do Grupo Módulos, é possível emitir a ficha de registro de forma simples e prática.

📍 Caminho no sistema:
Arquivos > Funcionários > Fichas > Fichas de Registros

Nesse menu, o usuário encontra modelos de ficha de registro disponíveis para escolha, permitindo a emissão conforme a necessidade do escritório ou da empresa.

Adequação e planejamento são fundamentais

A Portaria nº 01/2025 reforça a importância da organização das informações trabalhistas no eSocial e da utilização de sistemas atualizados e confiáveis para a gestão de pessoal.

Se você atende empresas que ainda utilizam livro ou ficha física, este é o momento ideal para orientar seus clientes, revisar processos e garantir uma transição segura até 2026.

O Grupo Módulos segue acompanhando as mudanças legais para oferecer soluções completas, seguras e alinhadas às exigências da legislação trabalhista.