_{Trocar de sistema contábil envolve mais do que instalar uma ferramenta e importar cadastros. A equipe precisa saber quais dados estarão disponíveis, como vai consultar o histórico e em que momento poderá começar a trabalhar no novo ambiente. Tudo isso enquanto o escritório continua atendendo clientes e cumprindo seus prazos.}

Se a decisão de trocar já foi tomada, o próximo passo é transformar a migração em um plano com responsáveis, datas e critérios de conferência. Use o checklist a seguir para organizar a transição, da primeira conversa com o fornecedor até o primeiro fechamento no novo sistema.

1. Defina o que precisa ser migrado

Comece listando o que a equipe usa no dia a dia e o que precisa manter disponível para consultas. Cadastros, saldos, lançamentos, documentos e relatórios podem ter tratamentos diferentes na migração. Alguns dados podem ser importados; outros talvez precisem ser exportados para um acervo ou consultados no sistema anterior.

• Liste as empresas atendidas e os módulos usados por cada uma.
• Separe os dados necessários para operar dos arquivos que precisam ficar disponíveis para consulta.
• Defina quais períodos do histórico devem estar acessíveis e onde serão consultados.
• Confirme com o fornecedor quais dados podem ser importados, em quais formatos e quais exigem trabalho manual.
• Registre o que está incluído no serviço de migração e quem fará cada etapa.

Pergunta para fazer ao fornecedor: “Depois da migração, se um cliente pedir um relatório de um período anterior, onde e como minha equipe poderá consultá-lo?”

2. Organize os dados e prepare a cópia de segurança

Antes de exportar as informações, peça a cada área que identifique cadastros duplicados, campos incompletos e inconsistências que possam afetar a importação. Aproveite para definir uma data de referência: ela será usada para comparar o que saiu do sistema antigo com o que entrou no novo.

• Revise os cadastros prioritários e corrija inconsistências com os responsáveis de cada área.
• Gere os arquivos de exportação e uma cópia de segurança antes da transferência.
• Confirme que os arquivos podem ser abertos ou restaurados, conforme o formato.
• Guarde relatórios de referência para conferir os dados depois da importação.
• Defina como os arquivos serão transferidos, quem terá acesso e onde serão armazenados.

Por exemplo, se a equipe vai conferir saldos contábeis, vale guardar os balancetes das empresas selecionadas na mesma data de referência da exportação. Isso evita comparar números de períodos diferentes e tratar a diferença como erro de migração.

3. Faça uma migração piloto e teste a rotina

Escolha algumas empresas com perfis diferentes. Uma operação simples ajuda a validar o fluxo básico; outra com mais volume ou particularidades ajuda a identificar problemas que poderiam passar despercebidos.

O teste precisa ir além de abrir uma tela e confirmar que os dados apareceram. Peça à equipe para executar tarefas que fará de verdade, como consultar um cadastro, importar um arquivo, conferir um saldo ou emitir um relatório.

• Selecione empresas e processos representativos para o piloto.
• Compare cadastros, saldos e relatórios com os arquivos de referência.
• Teste as permissões dos usuários e as integrações que serão usadas desde o início.
• Registre divergências, indique quem fará a correção e repita o teste depois do ajuste.
• Defina quem aprova a migração e quais pendências impedem a entrada em operação.

Critério de aprovação: a equipe consegue executar os processos essenciais e explicar eventuais diferenças entre os dois sistemas. Se um saldo não fecha ou uma integração indispensável não funciona, resolva a pendência antes de avançar.

4. Prepare a equipe e combine a data da virada

A virada é o momento em que o novo sistema passa a ser a referência para os lançamentos e consultas da rotina. Escolha a data olhando para o calendário real do escritório. Sempre que possível, evite os dias de maior concentração de fechamentos, entregas e vencimentos.

• Combine a data da virada com a equipe e o fornecedor.
• Defina até quando os lançamentos serão feitos no sistema anterior.
• Planeje como serão transferidas as movimentações registradas após a primeira exportação.
• Treine cada área nas tarefas que ela executará no novo sistema.
• Comunique os clientes se houver mudança em acessos, no envio de documentos ou nos canais de atendimento.
• Combine com o fornecedor o que fazer se um problema crítico impedir a virada.

Se houver um período de testes em paralelo, deixe claro qual sistema é a referência para os lançamentos oficiais. Sem essa definição, a equipe pode registrar informações em lugares diferentes e criar o retrabalho que a troca pretendia reduzir.

5. Acompanhe o primeiro fechamento

Os primeiros dias mostram como o sistema funciona com o volume real de trabalho. Organize um canal para a equipe registrar dúvidas e ocorrências, com responsáveis pelo acompanhamento. No primeiro fechamento, confira os resultados com atenção especial aos processos que deram mais trabalho durante o piloto.

• Revise os primeiros lançamentos, importações e relatórios.
• Priorize problemas que possam comprometer entregas ou prazos.
• Confira se a equipe consegue consultar o histórico conforme o plano.
• Valide o primeiro fechamento com os responsáveis de cada área.
• Antes de encerrar o acesso ao sistema anterior, confirme que os arquivos necessários estão acessíveis e que as pendências da transição foram resolvidas.

O que combinar com o fornecedor antes de fechar o cronograma

Uma migração está pronta para avançar quando o escritório consegue responder a três perguntas: os dados essenciais foram conferidos, a equipe sabe executar as tarefas prioritárias e existe um plano caso algo saia do previsto? Se alguma resposta ainda estiver em aberto, o checklist mostra onde concentrar o próximo esforço.

Se o seu escritório está avaliando uma mudança, converse com o Grupo Módulos sobre os dados, os processos e o suporte de que sua equipe precisa para planejar a transição. Durante novembro, você também pode consultar as condições da Black November para novos clientes e clientes atuais, conforme a solução de interesse.

Conheça as condições da Black November

Consulte as regras de elegibilidade, os limites e as condições de contratação de cada oferta.