A folha de pagamento é um dos processos mais críticos dentro da gestão empresarial, pois garante que colaboradores recebam corretamente seus vencimentos e que a empresa cumpra com suas obrigações trabalhistas e fiscais. Porém, mesmo equipes experientes podem cometer erros que geram retrabalho, multas e até desgaste com os funcionários.
A seguir, destacamos 3 erros comuns na folha de pagamento e como evitá-los:
1) Cálculo incorreto de encargos e descontos
O problema:
Muitos erros acontecem na aplicação de encargos sociais, como INSS, FGTS e IRRF, ou nos descontos obrigatórios, como vale-transporte e contribuição sindical. Um cálculo equivocado pode gerar pagamentos incorretos e problemas legais.
Como evitar:
- Utilize sistemas atualizados que realizem os cálculos de forma automatizada e conforme a legislação vigente.
- Revise mensalmente as tabelas e alíquotas aplicáveis.
- Capacite a equipe para acompanhar mudanças na legislação trabalhista.
2) Falta de controle sobre horas extras e adicionais
O problema:
A ausência de um controle eficiente de ponto pode resultar em pagamento indevido de horas extras ou na omissão de adicionais noturnos, insalubridade e periculosidade.
Como evitar:
- Adote um sistema de controle de jornada integrado com a folha de pagamento.
- Garanta que todos os registros sejam revisados antes do fechamento da folha.
- Estabeleça processos claros para aprovações de horas extras.
3) Erros na admissão e demissão de colaboradores
O problema:
Informações incompletas ou incorretas durante processos de admissão e desligamento podem gerar inconsistências no eSocial, cálculo de verbas rescisórias erradas e atrasos nos pagamentos.
Como evitar:
- Tenha um checklist de documentos obrigatórios para cada processo.
- Faça conferência dupla dos dados inseridos no sistema.
- Automatize as rotinas de admissão e rescisão para evitar falhas humanas.
Erros na folha de pagamento não afetam apenas a saúde financeira da empresa, mas também a confiança dos colaboradores e o cumprimento das obrigações legais. A melhor maneira de evitá-los é contar com um sistema contábil confiável e atualizado, que automatize processos e reduza riscos.
E se está cansado de sistemas que não facilitam o seu dia a dia, nós te convidamos a conhecer o sistema Folha de Pagamento do Grupo Módulos. Aqui você conta com automatização de processos e suporte especializado para garantir que sua folha seja sempre precisa e livre de erros.
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